第一章 总 则
第一条 为加强北京华夏公益基金会（以下简称“基金会”）合同管理，根据《中华人民共和国慈善法》《中华人民共和国民法典》等有关法律法规及《北京华夏公益基金会章程》有关规定，结合基金会的实际情况，制订本制度。
第二条 基金会对外签订的各类合同一律适用本制度。
第三条 本制度包括合同签订、合同审批、合同纠纷处理、合同档案管理。
第二章 合同的签订
第四条 合同谈判须至少由两人共同参加，不得一个人直接与对方谈判合同。
第五条 对外签订合同的签约人，除法定代表人外，必须为持有法定代表人委托书的授权代表，且授权代表必须对本基金会负责。
第六条 签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。
第七条 签订合同一律采用书面格式，优先使用基金会统一合同文本。
第八条 合同内容对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。
合同内容应注意的以下事项：
1.部首部分，要注意写明合同双方的全称、统一社会信用代码、法定代表人、办公地址等基础信息；
2.正文部分，需包括双方达成合同内容的具体描述、双方权利及义务、违约责任、争议解决等；
3.结尾部分：注意双方都必须使用合同专用章，原则上不使用公章，严禁使用财务章或业务章。
第九条 合同纠纷一般应由基金会所在辖区人民法院管辖。
第十条 任何人对外签订合同，都必须以维护基金会合法权益和提高成效为宗旨，不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。
第三章 合同的审批
第十一条 合同在正式签订前，必须按规定流程上报审查批准后，方能正式签订。
第十二条 合同审批权限如下：
1.一般情况下合同可由理事长授权秘书长审批。
2.下列情况下合同须由理事长审批：
（1）秘书长直接负责谈判、接洽的合同；
（2）合同金额超过100万元的合同。
3.合同金额超过100万元的合同由理事长审批。
第十三条 合同原则上由项目负责人具体经办，拟订初稿后必须经部门负责人、法律顾问审阅后按合同审批权限审批。合同审查的要点如下：
1.合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。
2.合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。
3.合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的成效和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。
第四章 合同的履行
第十四条 合同依法成立，既具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。
第十五条 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
第十六条 秘书长、主责部门及财务负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。
第五章 合同的变更、解除
第十七条 在合同履行过程中，碰到困难的，首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更，解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。
第十八条 对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护基金会合法权益出发，从严控制。
第十九条 变更、解除合同，必须符合《中华人民共和国民法典》的规定，并办理有关的手续。
第二十条 变更、解除合同的手续，应按本制度规定的审批权限和程序执行。
第二十一条 变更、解除合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。
第二十二条 变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。
第二十三条 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。
第二十四条 以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。
第六章 合同纠纷的处理
第二十五条 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《中华人民共和国民法典》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。
第二十六条 合同纠纷由有关业务部门与法律顾问负责处理，经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。
第二十七条 处理合同纠纷的原则是：
1.坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律尚无规定的，以国家政策或合同条款为准。
2.以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护基金会合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
3.因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障基金会合法权益不受侵犯；因基金会责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少基金会损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。
第二十八条 在处理纠纷时，应加强联系，及时沟通，积极主动地做好应做工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。
第二十九条 合同纠纷的提出，加上由基金会与当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时间。
第三十条 凡须由法律顾问处理的合同纠纷，有关部门必须主动提供下列证据材料。
1.合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、传真、图表等；
2.发票、收货单等有关凭证；
3.合同收支相关财务账单；
4.有关方违约的证据材料；
5.其他与处理纠纷有关的材料。
第三十一条 对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章。
第三十二条 对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与对该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。
第三十三条 对于当事人在规定的期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管领导汇报。
第三十四条 对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，可向人民法院申请执行。
第三十五条 在向人民法院提交申请执行书之前，有关部门应认真检查对方的执行情况，防止差错。执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。
第三十六条 合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关部门，并将有关资料汇总、归档，以备考。
第七章 合同档案的管理
第三十七条 合同档案的归口管理部门秘书处。
第三十八条 秘书处负责做好合同管理的基础工作。具体如下：
1.建立合同档案；
2.建立合同管理台帐；
3.填写“合同情况月/季报表”。
第八章 附 则
第三十九条 本制度未尽事宜或与有关规定不一致的，按有关规定执行。
第四十条 本制度由北京华夏公益基金会理事会负责解释，经2024年10月13日第二届理事会第九次会议表决通过，自通过之日起施行。
